개인정보보호 처리방침

개인정보보호 처리방침

서울호서직업전문학교(이하 ‘본교’)는 개인정보 보호법 제30조에 따라 정보주체의 개인정보를 보호하고 이와 관련한 고충을 신속하고 원활하게 처리할 수 있도록 하기 위하여 다음과 같이 개인정보 처리지침을 수립․공개합니다.

주요 개인정보 처리 표시
주요 개인정보 처리 표시(라벨링)
처리목적	개인정보	주민등록번호	외국인등록번호	민감정보
보유기간(설정)	처리항목	제3자 제공	처리위탁	정보주체의 권리의무
파기	안전성확보조치	자동화 수집	권익침해 구제	개인정보보호책임자
열람청구	가명정보 처리	영상정보처리기기	처리방침변경

목 차

제5조정보주체의 권리․의무 및 행사방법

제6조개인정보의 파기

제7조개인정보의 안전성 확보조치

제8조개인정보 자동 수집 장치의 설치∙운영 및 거부에 관한 사항

제9조권익침해 구제방법

제10조개인정보보호책임자 및 담당자의 지정

제11조개인정보 열람청구

제12조가명처리 시 가명처리에 관한 사항

제13조영상정보처리기기 설치․운영

제14조개인정보 처리방침의 변경

제15조시행일

제1조(개인정보의 처리 목적)

본교는 법령에 따른 개인정보 보유․이용기간 또는 정보주체로부터 개인정보를 수집 시에 동의받은 개인정보 보유․이용기간 내에서 개인정보를 처리․보유합니다.

1.홈페이지 관리 : 이벤트 신청 및 관리 등을 목적으로 개인정보를 처리합니다.

2.교육 서비스 제공 : 교육서비스 제공(입시, 학사, 학생, 도서, 연구, 학교안내 및 홍보 등), 콘텐츠 제공, 본인인증 등을 목적으로 개인정보를 처리합니다.

3.민원사무처리 : 민원인의 신원 확인, 민원사항 확인, 사실조사를 위한 연락․통지, 처리결과 통보 등의 목적으로 개인정보를 처리합니다.

4.영상정보 : 시설안전 및 화재예방 등을 목적으로 개인정보를 처리합니다.

제2조(개인정보의 처리 및 보유기간)

본교는 법령에 따른 개인정보 보유ㆍ이용기간 또는 정보주체로부터 개인정보를 수집시에 동의받은 개인정보 보유ㆍ이용기간 내에서 개인정보를 처리ㆍ보유합니다.

제2조(개인정보의 처리 및 보유기간)
순번	개인정보파일의 명칭	운영근거	운영목적	개인정보항목	보유 기간
1	학적변동	학점인정 등에 관한 법률 시행령 19조의 2	평가인정, 학위취득, 학적기본관리,	(필수) 이름, 주민등록번호, 외국인등록번호, 주소, 연락처, 계좌번호, 학번	5년
2	국가평생교육원 학점은행	개인정보 보호법 제15조(개인정보의 수집·이용) 평생교육법시행규칙 제4조(학습계좌운영) 개인정보 보호법 제21조(개인정보의 파기)	평가인정, 학점인정, 학력인정, 학위수여 등에관한 사무, 학습설계, 학습자관리, 성적관리, 사전보고, 교강사 관리, 증명발급관리, 결제관리, 학습지원신청서 관리	(필수) 이름, 주민등록번호, 외국인등록번호, 주소, 연락처 (선택) 최종학교명,이메일	5년
3	기숙사관리	결핵예방법 제11조, 동법 시행령 제14조	학생 기숙사 보건안전관리	(필수) 이름, 학번, 연락처, 주소, 결핵검사 등	5년
4	외환은행학자금 대출상환파일	개인정보호법 제24조의2(재산의이익)	장학금지급	(필수) 이름, 주소, 주민등록번호	영구
5	수료(졸업)관리	개인정보 보호법제15조(개인정보의 수집·이용) 평생교육법시행규칙 제4조(학습계좌운영) 개인정보 보호법 제21조(개인정보의 파기) 전자상거래 등에서의 소비자 보호에 관한 법률	졸업대장 및 수상관리	(필수) 이름, 학번, 생년월일, 과정, 주소 (선택) 이메일	영구
6	교직원명부	소득세법 제166조	교직원관리, 제증명서발급, 인사관리, 급여관리	필수) 이름, 부서, 직위, 주민등록번호, 외국인등록번호, 연락처, 주소, 입사일	영구
7	교직원인사기록	소득세법 제166조	인사관리	(필수) 이름, 소속, 직위, 발령사항, 주민등록번호, 외국인등록번호	영구
8	결격사유조회	학점인정 등에 관한 법률 시행령 제5조 1항 및 국가공무원법 제33조 결격사유 여부 확인	교강사자격확인, 강의계획서제출, 교과목운영	필수) 이름, 주민등록번호, 주소	준영구
9	이직확인서	고용보험법시행령 제145조의2	실업급여 신청자료제공	(필수) 이름, 주민등록번호, 주소, 이직사유, 이직일, 평균임금	영구
10	4대보험취득상실신고	고용보험법시행령제145조의2 산업재해보상보험법시행령제127조의2	4대보험 취득.상실관리	(필수) 이름, 주민등록번호,외국인등록번호, 월보수액, 자격취득일, 주소, 법정근로시간, 자격상실일	영구
11	건강보험피부양자 취득신고서	국민건강보험법시행령제81조	국민건강보험 취득.상실관리	(필수) 이름, 주민등록번호, 외국인등록번호	영구
12	근로소득파일	소득세법 제166조	급여관리	(필수) 이름, 주소, 지급액, 주민등록번호, 외국인등록번호	영구
13	출산휴가 육아휴직파일	고용보험법시행령 제15조의2	출산 및 육아휴직관리	(필수) 이름, 주민번호	영구
14	직업능력개발원	고용노동부고시 제2022-95 국민내일배움카드 운영규정 제57조(훈련기관의 의무) 4항	직업능력개발훈련 과정 운영	(필수) 성명, 생년월일, 연락처	5년

제3조(개인정보의 제3자 제공)

1.본교는 개인정보보호법 제17조와 제18조에 해당하는 경우에만 개인정보를 제3자에게 제공합니다.

①정보주체로부터 별도의 동의를 받은 경우

②법률에 특별한 규정이 있거나 법령상 의무를 준수하기 위하여 불가피한 경우

③정보주체 또는 그 법정대리인이 의사표시를 할 수 없는 상태에 있거나 주소불명 등으로 사전 동의를 받을 수 없는 경우로서 명백히 정보 주체 또는 제3자의 급박한 생명, 신체, 재산의 이익을 위하여 필요하다고 인정되는 경우

④개인정보를 목적 외의 용도로 이용하거나 이를 제3자에게 제공하지 아니하면 다른 법률에서 정하는 소관 업무를 수행할 수 없는 경우로서 보호위원회의 심의·의결을 거친 경우

⑤조약, 그 밖의 국제협정의 이행을 위하여 외국정부 또는 국제기구에 제공하기 위하여 필요한 경우

⑥범죄의 수사와 공소의 제기 및 유지를 위하여 필요한 경우

⑦법원의 재판업무 수행을 위하여 필요한 경우

⑧형(刑) 및 감호, 보호처분의 집행을 위하여 필요한 경우

2.본교는 개인정보를 제3자에게 제공하는 경우 다음의 항목을 이용자에게 알린 후 동의를 받겠습니다.

①개인정보를 제공받는 자

②개인정보의 이용 목적(제공 시에는 제공받는 자의 이용 목적을 말한다)

③이용 또는 제공하는 개인정보의 항목

④개인정보 보유 및 이용 기간(제공시에는 제공받는 자의 보유 및 이용기간을 말한다)

⑤동의를 거부할 권리가 있다는 사실 및 동의 거부에 따른 불이익이 있는 경우에는 그 불이익의 내용

3.본교는 다음과 같이 개인정보를 제3자에게 제공하고 있습니다.

제4조(개인정보의 제3자 제공)
제공기관	제공근거	제공받는 자의 개인정보이용목적	제공하는 개인정보항목	제공받는자의보유이용기간
국가평생교육진흥원	개인정보 보호법 제15조(개인정보의 수집·이용) 평생교육법시행규칙 제4조(학습계좌운영) 학점인정등에관한법률시행령제19조의2	평가인정,학점인정, 학력인정, 학위수여등에관한 사무, 취업통계조사	성명, 학번, 성별, 과정명, 주민등록번호, 외국인등록번호, 연락처, 성별, 이메일주소, 국적, 학력, 최종학교, 주소, 학생기록부(성적, 학교생활, 상벌사항 등), 학적변동사항	1년
고용노동부	교원자격검정령시행규칙 제3조의2(훈련교사 발급대장 작성 등)	교원자격발급자 명부작성 및 제출	성명, 주민등록번호, 외국인등록번호	1년
기타 재단 및 지자체	학적정보 요청공문	편입, 채용, 장학 등의 신분확인 자료제공	학번, 성명, 과정, 성적, 생년월일, 주소, 등록금정보	1년
서울지방 보훈청	보훈대상자지원에관한법률 제29조 등	국고보조금교부신청	성명, 과정, 성적, 보훈번호, 국고보조금	1년
KEB 하나은행	개인정보보호에 관한 법률 17조1항	신입생 학생증 발급	과정명, 학번, 성명, 생년월일, 주소, 연락처	1년
KEB 하나은행	개인정보보호에 관한 법률 17조1항	퇴직연금가입	성명, 주민등록번호, 외국인등록번호, 소득정보	1년
국세청 강서세무서	소득세법 제119조 및 법인세법 제93조	연말정산 소득공제 증명자료	성명, 주민등록번호, 외국인등록번호, 보수월액, 월별납입액, 교육비구분, 공제대상교육비부담액	1년
건강관리 공단	국민건강보험법	교직원 건강보험 자격 취득 및 상실	성명, 주민등록번호, 외국인등록번호, 소득정보	1년
국민연금 공단	국민연금법	교직원 국민연금 자격 취득 및 상실	성명, 주민등록번호, 외국인등록번호, 소득정보	1년
근로복지 공단	고용보험및산업재해보상보험의보험료징수등에 관한 법률	교직원 고용보험/산재보험 자격 취득 및 상실	성명, 주민등록번호, 외국인등록번호, 소득정보	1년
한국산업인력공단	국가기술자격법 시행령 제33조의 2(고유식별정보의 처리) 국가기술자격법 시행령 제19조(시험위원)	국가자격시험 시험위원 위촉	성명, 주민등록번호, 연락처, 계좌번호	준영구

제4조(개인정보처리의 위탁)

1.본교는 원활한 개인정보 업무처리를 위하여 다음과 같이 개인정보 처리업무를 위탁하고 있습니다.

2.본교는 위탁계약 체결시 개인정보보호법 제26조에 따라 위탁업무 수행목적 외 개인정보 처리금지, 기술적․관리적 보호조치, 재위탁 제한, 수탁자에 대한 관리․감독, 손해배상 등 책임에 관한 사항을 계약서 등 문서에 명시하고, 수탁자가 개인정보를 안전하게 처리하는지를 감독하고 있습니다.

3.위탁업무의 내용이나 수탁자가 변경될 경우에는 지체없이 본 개인정보 처리방침을 통하여 공개하도록 하겠습니다.

제5조(개인정보처리의 위탁)
수탁업체	위탁업무내용	개인정보의 보유이용기간
(주)디지털존	제증명인터넷발급	처리목적 달성시 또는 위탁계약 종료시까지
다락원	교직원 및 학생 동영상강의 제공	처리목적 달성시 또는 위탁계약 종료시까지
(주) 더존비즈온	회계업무	처리목적 달성시 또는 위탁계약 종료시까지
(주)명인컴퍼니	웹사이트 구축계약	처리목적 달성시 또는 위탁계약 종료시까지
(주)라온비엔피	웹사이트 구축계약	처리목적 달성시 또는 위탁계약 종료시까지

제5조(정보주체의 권리ㆍ의무 및 행사방법)

1.정보주체는 개인정보보호법 제35조(개인정보의 열람), 제36조(개인정보의 정정·삭제), 제37조(개인정보의 처리정지 등)에 의하여 본교에 대해 언제든지 다음 각 호의 개인정보보호 관련 권리를 행사할 수 있습니다.

①자신의 개인정보의 조회, 수정 및 가입해지의 요청을 할 수 있습니다.

②개인정보의 오류에 대한 정정 및 삭제 요청을 할 수 있습니다.

③개인정보의 조회, 수정 및 해지, 삭제 등의 요청은 본인 확인 절차 후 가능합니다.

④이용자의 요청에 의해 해지 또는 삭제되는 개인정보는 ‘제2조 개인정보의 보유기간’에 따라 처리합니다.

2.제1항에 따른 권리 행사는 본교에 대해 서면, 전화, 전자우편, 모사전송(FAX) 등을 통하여 하실 수 있으며 본교는 이에 대해 지체없이 조치하겠습니다.

3.정보주체가 개인정보의 오류 등에 대한 정정 또는 삭제를 요구한 경우에는 본교는 정정 또는 삭제를 완료할 때까지 당해 개인정보를 이용하거나 제공하지 않습니다.

4.정보주체가 학습자이면서 개인정보의 삭제를 요구한 경우에 현재 수업을 진행 중이거나 이수 내역이 있다면 학점인정등에관한법률 및 학점은행제 관련 제규정에 의거하여 삭제가 불가할 수 있습니다.

5.이용자의 개인정보 권리 행사는 개인정보보호법 시행규칙(별지 제11호 서식)에 의거 정보주체의 법정대리인이나 위임을 받은 자 등 대리인을 통하여 하실 수 있습니다.

6.정보주체는 개인정보 보호법 등 관계법령을 위반하여 본교가 처리하고 있는 정보주체 본인이나 타인의 개인정보 및 사생활을 침해하여서는 아니됩니다.

제6조(개인정보의 파기)

1.본교는 개인정보 보유기간의 경과, 처리목적 달성 등 개인정보가 불필요하게 되었을 때에는 지체없이 해당 개인정보를 파기합니다.

2.정보주체로부터 동의받은 개인정보 보유기간이 경과하거나 처리목적이 달성되었음에도 불구하고 다른 법령에 따라 개인정보를 계속 보존하여야 하는 경우에는, 해당 개인정보를 별도의 데이터베이스(DB)로 옮기거나 보관장소를 달리하여 보존합니다.

3.개인정보 파기의 절차 및 방법은 다음과 같습니다.

①파기절차 : 본교는 파기 사유가 발생한 개인정보를 선정하고, 본교의 개인정보 보호책임자의 승인을 받아 개인정보를 파기합니다.

②파기방법 : 본교는 전자적 파일 형태로 기록․저장된 개인정보는 기록을 재생할 수 없도록 로우레밸포멧(Low Level Format), 디가우징 또는 물리적 파손 등의 방법을 이용하여 파기하며, 종이 문서에 기록․저장된 개인정보는 분쇄기로 분쇄하거나 소각하여 파기합니다.

③파기기한 : 본교는 개인정보의 보유기간이 경과된 경우에는 보유기간의 종료일로부터 5일 이내에, 개인정보의 처리 목적 달성, 해당 서비스의 폐지 등 그 개인정보가 불필요하게 되었을 때에는 개인정보의 처리가 불필요한 것으로 인정되는 날로부터 5일 이내에 그 개인정보를 파기합니다.

제7조(개인정보의 안전성 확보조치)

본교는 개인정보의 안전성 확보를 위해 「개인정보 보호법」제29조에 따라 다음과 같이 안전성 확보에 필요한 기술적·관리적·물리적 조치를 하고 있습니다.

1.관리적 조치 : 내부관리계획 수립․시행, 정기적 교직원 교육 등

2.기술적 조치 : 개인정보처리시스템 등의 접근권한 관리, 접근통제시스템 설치, 고유식별정보 등의 암호화, 보안프로그램 설치

3.물리적 조치 : 전산실, 자료보관실 등 개인정보자료의 접근통제

제8조(개인정보 자동 수집 장치의 설치∙운영 및 거부에 관한 사항)

1.본교는 이용자에게 개별적인 맞춤서비스를 제공하기 위해 이용정보를 저장하고 수시로 불러오는 ‘쿠키(cookie)’를 사용합니다.

2.쿠키는 웹사이트를 운영하는데 이용되는 서버(http)가 이용자의 컴퓨터 브라우저에게 보내는 소량의 정보이며 이용자들의 PC 컴퓨터 내의 보조저장장치에 저장되기도 합니다.

① 쿠키의 사용목적: 이용자가 방문한 각 서비스와 웹 사이트들에 대한 방문 및 이용형태, 인기 검색어, 보안접속 여부, 등을 파악하여 이용자에게 최적화된 정보 제공을 위해 사용됩니다.

② 쿠키의 설치∙운영 및 거부 : 웹브라우저 상단의 도구>인터넷 옵션>개인정보 메뉴의 옵션 설정을 통해 쿠키 저장을 거부 할 수 있습니다.

③ 쿠키 저장을 거부할 경우 맞춤형 서비스 이용에 어려움이 발생할 수 있습니다.

제9조(권익침해 구제방법)

정보주체는 개인정보침해로 인한 구제를 받기 위하여 개인정보분쟁조정위원회, 한국인터넷진흥원 개인정보침해 신고센터 등에 분쟁해결이나 상담 등을 신청할 수 있습니다. 아래의 기관은 본교와는 별개의 기관으로서, 본교의 자체적인 개인정보 불만처리, 피해구제 결과에 만족하지 못하시거나 보다 자세한 도움이 필요하시면 문의하여 주시기 바랍니다.

1.개인정보 침해신고센터 (한국인터넷진흥원 운영)

① 소관업무 : 개인정보 침해사실 신고, 상담 신청

② 홈페이지 : privacy.kisa.or.kr

③ 전화 : (국번없이) 118

④ 주소 : (58324) 전남 나주시 진흥길 9(빛가람동 301-2) 3층 개인정보침해신고센터

2.개인정보 분쟁조정위원회

① 소관업무 : 개인정보 분쟁조정신청, 집단분쟁조정 (민사적 해결)

② 홈페이지 : privacy.kisa.or.kr

③ 전화 : (국번없이) 1833-6972

④ 주소 : (03171)서울특별시 종로구 세종대로 209 정부서울청사 4층

3.대검찰청 사이버범죄수사단 : 02-3480-3573 (www.spo.go.kr)

4.경찰청 사이버안전국 : 182 (cyberbureau.police.go.kr)

제10조(개인정보보호책임자 및 담당자의 지정)

본교는 개인정보 처리에 관한 업무를 총괄해서 책임지고, 개인정보 처리와 관련한 정보주체의 불만처리 및 피해구제 등을 위하여 아래와 같이 개인정보보호책임자 및 담당자를 지정하고 있습니다.

제10조(개인정보보호책임자 및 담당자의 지정)
개인정보보호책임자	총무 처장 정걸	전화: 02-3660-0100 팩스: 02-3662-5050 주소: 서울시 강서구 강서로 420 (재)서울호서직업전문학교
개인정보보호담당자(정)	총무처 과장 고종혁
개인정보보호담당자(부)	교무처 팀장 김정관

제11조(개인정보 열람청구)

1.정보주체는 개인정보 보호법 제35조에 따른 개인정보의 열람 청구를 아래의 부서에 할 수 있습니다. 본교는 정보주체의 개인정보 열람청구가 신속하게 처리되도록 노력하겠습니다.

제11조(개인정보 열람청구)
구분	분야	정보보호책임자	연 락 처
구분	분야	정보보호책임자	전화번호	FAX
개인정보보호 부서별책임자	학적사항	교무과장	02)3660-0125	02-3662-5050
	학적사항	미래교육원장	02)3660-0284	02-3660-0274
	직원인사	총무처장	02)3660-0112	02-3662-5050
	교원인사
	급여정보
	입학정보	입학관리부장	02)3660-0131	02-3662-2707
	발전기금정보	미래교육원장	02)3660-0284	02-3660-0274
	취업정보	부학장	02)3660-0281	02-3662-5050
	직업훈련정보	직업능력개발원장	02)3660-0260	02-3660-0203

2.정보주체는 제1항의 열람청구 접수·처리부서 이외에 개인정보보보호위원회의 '개인정보보호보호 포털' 웹사이트(www.privacy.go.kr)를 통하여 개인정보 열람청구를 할 수 있습니다.

제12조(가명처리 시 가명처리에 관한 사항)

본교는 개인정보를 가명처리 하는 경우, 관련사항은 홈페이지등에 게제하여 정보주체가 확인할 수 있도록 안내합니다.

제13조(영상정보처리기기 설치․운영)

1.본교는 아래와 같이 영상정보처리기기를 설치․운영하고 있습니다.

①영상정보처리기기 설치근거․목적 : 본교의 시설안전․화재예방

②설치 대수, 설치 위치, 촬영 범위 : 로비, 승강기, 실습실 등 주요시설물에 30대 설치, 촬영범위는 주요시설물의 주요공간을 촬영

③관리책임자, 담당부서 및 영상정보에 대한 접근권한자 : 총무처 담당자

④영상정보 촬영시간, 보관기간, 보관장소, 처리방법
․ 촬영시간 : 24시간 촬영
․ 보관기간 : 촬영시부터 30일
․ 보관장소 및 처리방법 : 시스템운영실, 경비실에 보관․처리

⑤영상정보 확인 방법 및 장소 : 관리책임자에 요구 (총무처)

⑥정보주체의 영상정보 열람 등 요구에 대한 조치 : 개인영상정보 열람․존재확인 청구서로 신청하여야 하며, 정보주체 자신이 촬영된 경우 또는 명백히 정보주체의 생명․신체․재산 이익을 위해 필요한 경우에 한해 열람을 허용함

⑦영상정보 보호를 위한 기술적․관리적․물리적 조치 : 내부관리계획 수립, 접근통제 및 접근권한 제한, 영상정보의 안전한 저장․전송기술 적용, 처리기록 보관 및 위․변조 방지조치, 보관시설 마련 및 잠금장치 설치 등

제14조(개인정보 처리방침의 변경)

이 개인정보 처리방침은 시행일로부터 적용되며, 법령 및 방침에 따른 변경내용의 추가, 삭제 및 정정이 있는 경우에는 가능한 변경사항의 시행 7일 전부터 공지사항을 통하여 고지할 것입니다.

제15조(시행일)

1.이 개인정보처리방침은 2014년 3월 12일부터 적용됩니다.[클릭]

2.이 개인정보처리방침은 2017년 12월 31일부터 적용됩니다.[클릭]

3.이 개인정보처리방침은 2018년 3월 5일부터 적용됩니다.[클릭]

4.이 개인정보처리방침은 2019년 6월 10일부터 적용됩니다.[클릭]

5.이 개인정보처리방침은 2020년 3월 10일부터 적용됩니다.[클릭]

6.이 개인정보처리방침은 2022년 3월 2일부터 적용됩니다.

내부문서 보존기간

서울호서직업전문학교에서는 1997년 6월 1일 제정하고, 2015년 11월 1일 2차 개정한 문서관리규정 제31조(보존연한)에 의거
내부문서의 효율적인 보존관리를 위하여 내부문서 보존기간을 다음과 같이 설정합니다.

내부문서 보존기간
보존연한	문서등급	문서종류 및 문서명
영구	1종	법인 정관 법인 이사회 회의록 학칙 및 각종 규정 강사위촉문서 교직원 임용 관계문서 교직원 및 학생의 제적, 포상, 징계에 관한 원본 기록대장 발전기금 건물시공 설계도면 연혁자료 졸업대장 학교 인허가서 학적부 기타 전 각호에 준하는 것으로 특히 영구보존의 필요가 있다고 인정되는 문서
준영구	2종	입학, 편입학 사정관계문서 자매결연문서 장학관계문서 제증명 발급대장 학생신상기록카드 학적기재사항 정정부 휴학, 복학, 복적 관련문서 기타 전 각호에 준하는 것으로 특히 준영구보존의 필요가 있다고 인정되는 문서
10년	3종	각종 시설공사 및 계약관계 서류 개인정보보호 내부관리계획 공문서 수발대장 법인인감 사용대장 실습기자재 관리대장 예산서 및 결산서 원천과세징수 보고자료 직인 사용대장 기타 전 각호에 준하는 것으로 특히 10년 보존이 필요가 있다고 인정되는 문서
5년	4종	각종 기획서류 개인정보보호 교육 계획 교수과정 및 시간표 구매계약 및 품의서 급여관계 문서 기타 비품대장 납입금[등록금] 결정 관계문서 문서수발대장 물품 및 용품 매각 관계문서 개인정보보호처리방침 성적 및 시험 관련 서류 손망실 처리문서 수입지출 증빙관련 서류 졸업작품전 자료 학점인정신청 관련 서류 기타 전 각호에 준하는 것으로 특히 5년보존의 필요가 있다고 인정되는 문서
3년	5종	간행물 등록대장 내부업무관련 결재서류 도서 및 시청각 자료목록 시설공사 및 자재물품 검수대장 업무인계인수서 입학생 관련 문서(입학원서 등) 졸업생 취업관계 문서 추천서 발급문서 기타 전 각호에 준하는 것으로 특히 3년보존의 필요가 있다고 인정되는 문서
1년	6종	각종 주요회의록 당직, 경비 순찰기록문서 한시적으로 이루어지는 업무 관련서류 경미한 내용의 통지, 고지, 신고서류 및 장부 전 각항에 포함되지는 않으나 업무상 필요에 의하여 1년보관이 필요한 서류